Вінницькі підприємці добре знають ситуацію, коли бухгалтер повідомляє про звільнення за тиждень до здачі звітності. Новий працівник за цей час не знайдеться, а терміни ДПС ніхто не переносить. У такий момент багато власників вперше думають, чи не передати бухгалтерію на аутсорсинг, щоб більше не залежати від однієї людини.
Що зробити в перші дні
Найважливіше – зберегти доступи й документи, поки людина ще на зв’язку. Варто попросити:
- паролі до облікової програми та електронного кабінету платника;
- ключі КЕП, якими підписувалась звітність, і перелік, на кого вони видані;
- список поданих звітів за рік і квитанції про прийняття;
- розрахунки зарплати, кадрові накази та договори з працівниками;
- перелік листів і запитів від ДПС та банку, на які ще не відповіли.
Якщо колишній бухгалтер не відповідає, частину даних можна відновити самостійно: виписки бере банк, а звіти й квитанції видно в електронному кабінеті платника. Ключі КЕП, видані на звільненого працівника, краще одразу відкликати і замовити нові на директора або нового відповідального.
Без цього навіть досвідчений фахівець витратить кілька днів лише на те, щоб зрозуміти, що вже зроблено.
Як не зірвати звітність
Якщо до кінця кварталу лишилося мало часу, краще не шукати штатного працівника, а одразу домовитися з командою, яка приймає облік у роботу. Вона перевірить залишки, звірить розрахунки з бюджетом і подасть звіти вчасно. Паралельно зазвичай знаходяться дрібні помилки попереднього бухгалтера, які краще виправити до перевірки.
Окремо варто перевірити зарплату. Якщо в компанії є працівники, новий бухгалтер має побачити табелі, накази про відпустки й лікарняні, бо саме тут найчастіше трапляються розбіжності з даними податкової. Краще знайти їх зараз, ніж під час перевірки через рік.
Чому команда надійніша за одну людину
Штатний бухгалтер хворіє, йде у відпустку і звільняється. Команда працює за договором: хтось завжди на зв’язку, а знання про ваш облік не зникають разом з однією людиною. Ціна фіксована й залежить від пакета, тому витрати легко спланувати.
Наприклад, команда бух.юа майже 20 років веде облік українських ФОП і ТОВ і сама приймає справи від попереднього бухгалтера. Якщо звільнення вже сталося, головне – не панікувати й зберегти документи, а все інше можна передати фахівцям. Що раніше почнеться передача справ, то спокійніше пройде найближча звітність.
